Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge zwischen der CrewIO UG (haftungsbeschränkt), Schussenweg 7, 88284 Wolpertswende (nachfolgend „Anbieter") und dem Kunden (nachfolgend „Kunde") über die Nutzung der CrewIO-Plattform (nachfolgend „Plattform").

(2) Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

(3) Die Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen.

(4) Bestandteile des Vertrags sind in dieser Rangfolge: der individuelle Cloud-Subscription-Vertrag, die Leistungsbeschreibung (Anlage 1), der Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage 3) und diese AGB (Anlage 2). In datenschutzrechtlichen Fragen geht der Auftragsverarbeitungsvertrag allen übrigen Regelungen vor.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die CrewIO-Plattform als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet zur Verfügung. Die Plattform umfasst Funktionen zur Mitarbeiterverwaltung, Schichtplanung, Zeiterfassung (einschließlich Kiosk-Terminal), Abwesenheitsmanagement, internen Kommunikation und Auswertung sowie weitere Module gemäß der jeweils gewählten Leistungsstufe und der Leistungsbeschreibung.

(2) Der Anbieter erbringt seine Leistungen nach dem jeweiligen Stand der Technik. Der Anbieter ist berechtigt, die Plattform jederzeit weiterzuentwickeln und zu aktualisieren, sofern die vertragswesentlichen Funktionen erhalten bleiben.

§ 3 Vertragsschluss

(1) Die Darstellung der Plattform und der Preise auf der Website stellt kein bindendes Angebot dar, sondern eine Aufforderung an den Kunden, ein Angebot anzufordern.

(2) Auf Anfrage des Kunden unterbreitet der Anbieter ein Angebot in Textform (Cloud-Subscription-Vertrag). Dem Angebot sind die Leistungsbeschreibung, diese AGB und der Auftragsverarbeitungsvertrag in speicherbarer Form beigefügt. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde das Angebot innerhalb der darin genannten Bindefrist in Textform annimmt (z. B. durch Unterzeichnung und Rücksendung oder durch Bestätigung per E-Mail).

(3) Der Anbieter richtet nach Vertragsschluss das Kundenkonto ein und übermittelt die Zugangsdaten an den vom Kunden benannten Administrator.

(4) Der Kunde ist verpflichtet, bei Vertragsschluss und während der Vertragslaufzeit wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen, insbesondere zu Firmenbezeichnung, Rechnungsanschrift, Ansprechpartnern und der Zahl der verwalteten Beschäftigten, und diese Angaben aktuell zu halten.

(5) Diese AGB sind jederzeit unter crewio.de/agb/ abrufbar. Die übrigen Vertragsbestandteile (Cloud-Subscription-Vertrag, Leistungsbeschreibung, Auftragsverarbeitungsvertrag) werden dem Kunden mit dem Angebot in speicherbarer Form übermittelt; auf Anfrage stellt der Anbieter sie jederzeit erneut zur Verfügung.

§ 4 Leistungsumfang und Verfügbarkeit

(1) Der Leistungsumfang ergibt sich aus der gewählten Leistungsstufe (Professional oder Enterprise), den gebuchten Modulen und der Leistungsbeschreibung (Anlage 1). Die Leistungsbeschreibung regelt insbesondere Funktionsumfang, Nutzerzahl, Support, Datensicherung und Datenexport.

(2) Der Anbieter schuldet eine Verfügbarkeit der Plattform von 97,0 % im Monatsmittel am Übergabepunkt zum Internet des genutzten Rechenzentrums. Die Plattform gilt als verfügbar, wenn die Anmeldung und die in der Leistungsbeschreibung als Kernfunktionen bezeichneten Funktionen genutzt werden können. Die Messung erfolgt durch den Anbieter nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung.

(3) Bei der Berechnung der Verfügbarkeit bleiben außer Betracht:

• angekündigte Wartungsarbeiten, die mit mindestens 48 Stunden Vorlauf mitgeteilt und nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten (18:00–06:00 Uhr MEZ/MESZ) durchgeführt werden, bis zu insgesamt acht Stunden je Kalendermonat;
• ungeplante Notfallwartungen zur Abwehr akuter Sicherheitsrisiken, soweit der Anbieter diese nicht zu vertreten hat;
• Ausfälle aufgrund höherer Gewalt (§ 13);
• Störungen bei Vorlieferanten (z. B. Netzbetreiber, DNS-Provider), die der Anbieter nicht zu vertreten hat und die er mit zumutbaren Mitteln nicht kurzfristig beheben kann; Ausfälle des vom Anbieter beauftragten Rechenzentrumsbetreibers hat der Anbieter im Rahmen des § 278 BGB zu vertreten;
• Störungen im Verantwortungsbereich des Kunden (z. B. Endgerät, Internetverbindung, Firmennetz).

(4) Wird die Verfügbarkeit nach Absatz (2) in einem Kalendermonat unterschritten, ist der Kunde berechtigt, das monatliche Entgelt für diesen Monat angemessen zu mindern (§ 536 BGB). Weitergehende gesetzliche Rechte bleiben nach Maßgabe des § 9 unberührt.

(5) Der Anbieter ist berechtigt, den Funktionsumfang der Plattform zu erweitern und zu verbessern, sofern die vertragswesentlichen Funktionen erhalten bleiben.

§ 5 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Bei Verdacht auf Missbrauch ist der Anbieter unverzüglich zu informieren.

(2) Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der von ihm eingegebenen Daten verantwortlich, insbesondere im Hinblick auf die datenschutzrechtlichen Anforderungen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten seiner Beschäftigten. Er informiert seine Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung in der Plattform und beteiligt, soweit erforderlich, seine Arbeitnehmervertretung.

(3) Der Kunde stellt sicher, dass die Nutzung der Plattform den gesetzlichen Vorschriften entspricht, insbesondere den Vorgaben der DSGVO, des BDSG und des Arbeitszeitgesetzes. Der Kunde bleibt für die Einhaltung seiner arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Pflichten selbst verantwortlich; die Plattform unterstützt ihn dabei, ersetzt aber keine rechtliche Prüfung.

(4) Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter – einschließlich seiner Beschäftigten – frei, die auf einer rechtswidrigen Nutzung der Plattform oder auf einer Verletzung der Pflichten nach den Absätzen (2) und (3) durch den Kunden beruhen, und ersetzt dem Anbieter die angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung. Dies gilt nicht, soweit der Kunde die Pflichtverletzung nicht zu vertreten hat.

§ 6 Preise und Zahlung

(1) Die Vergütung richtet sich nach der gewählten Leistungsstufe, den gebuchten Modulen und der Zahl der verwalteten Beschäftigten gemäß dem Cloud-Subscription-Vertrag und der bei Vertragsschluss gültigen Preisliste des Anbieters. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich im Voraus, je nach gewähltem Abrechnungszeitraum. Die Zahl der abgerechneten Beschäftigten bemisst sich nach der Zahl der am ersten Tag des Abrechnungszeitraums in der Plattform aktiv angelegten Beschäftigten, mindestens jedoch nach der vertraglich vereinbarten Mindestzahl.

(3) Rechnungen werden in Textform übermittelt und sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig.

(4) Kommt der Kunde mit der Zahlung in Verzug, kann der Anbieter den Zugang zur Plattform sperren, wenn er den Kunden zuvor gemahnt, ihm eine Nachfrist von mindestens 14 Tagen gesetzt und die Sperre angedroht hat. Während der Sperre bleibt dem Kunden der Export seiner Daten möglich; die Zahlungspflicht besteht fort. Die Sperre wird nach vollständigem Ausgleich der offenen Forderungen unverzüglich aufgehoben.

(5) Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen oder ein Zurückbehaltungsrecht ausüben.

§ 7 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, geschieht dies auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO (Anlage 3), der Bestandteil des Vertrags ist und vor Beginn der Verarbeitung abgeschlossen wird.

(2) Die Verarbeitung und Speicherung der Kundendaten erfolgt in Rechenzentren in Deutschland. Die vom Anbieter getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO – einschließlich der feldweisen Verschlüsselung besonders sensibler Beschäftigtendaten – sind in der Anlage „Technische und organisatorische Maßnahmen" zum Auftragsverarbeitungsvertrag beschrieben. Der Anbieter darf diese Maßnahmen weiterentwickeln, sofern das Schutzniveau nicht unterschritten wird.

(3) Der Anbieter verwendet Kundendaten ausschließlich zur Vertragserfüllung und nach Weisung des Kunden. Der Anbieter darf aggregierte Nutzungs- und Leistungsdaten ohne Personenbezug, die keinen Rückschluss auf den Kunden oder einzelne Personen zulassen, zum Betrieb und zur Verbesserung der Plattform verwenden.

§ 8 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von beiden Seiten mit einer Frist von drei Monaten zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums gekündigt werden, soweit im Cloud-Subscription-Vertrag keine Mindestlaufzeit vereinbart ist.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(3) Kündigungen bedürfen der Textform.

(4) Nach Beendigung des Vertrags stellt der Anbieter dem Kunden seine Daten für einen Zeitraum von 30 Tagen in einem gängigen, maschinenlesbaren digitalen Format zur Verfügung. Nach Ablauf dieser Frist löscht der Anbieter die Daten des Kunden; Sicherungskopien werden spätestens 14 Tage danach überschrieben. Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 16 Abs. 2 ArbZG, § 257 HGB, § 147 AO) durch rechtzeitigen Export nachzukommen. Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

§ 9 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). Kardinalpflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist in diesem Fall auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

(3) Der Anbieter sichert die Kundendaten nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung. Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter im Rahmen der Absätze (1), (2) und (4). Soweit der Kunde ihm zumutbare und in der Leistungsbeschreibung vorgesehene Exportmöglichkeiten nicht genutzt hat und der Schaden dadurch mitverursacht wurde, ist dies nach § 254 BGB zu berücksichtigen.

(4) Soweit die Haftung des Anbieters nach vorstehendem Absatz (2) beschränkt ist, ist sie zusätzlich der Höhe nach begrenzt auf den höheren der beiden folgenden Beträge: das vom Kunden in den letzten zwölf (12) Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis gezahlte Nettoentgelt für die Nutzung der Plattform oder 10.000 EUR je Schadensfall. Diese Begrenzung gilt nicht in den Fällen des Absatzes (1) sowie der Absätze (5) und (6).

(5) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie für die Verletzung einer vom Anbieter ausdrücklich als solche bezeichneten Garantie bleibt von den vorstehenden Regelungen unberührt.

(6) Die Haftung nach Art. 82 DSGVO und die Verantwortlichkeit gegenüber betroffenen Personen bleiben von den vorstehenden Regelungen unberührt. Im Innenverhältnis zwischen den Parteien gilt die im Auftragsverarbeitungsvertrag getroffene Regelung zum Ausgleich nach Art. 82 Abs. 5 DSGVO.

(7) Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 BGB), ist ausgeschlossen.

(8) Eine weitergehende Haftung des Anbieters ist ausgeschlossen. Vorstehende Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

§ 10 Geheimhaltung

(1) Vertrauliche Informationen sind alle Informationen und Unterlagen der jeweils anderen Partei, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder deren Vertraulichkeit sich aus den Umständen ergibt, insbesondere Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, Preise, Kundendaten, technische Informationen über die Plattform und Sicherheitsinformationen.

(2) Beide Parteien verpflichten sich, vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei geheim zu halten, nur zur Durchführung dieses Vertrags zu verwenden und nur solchen Mitarbeitern, Beratern und Subunternehmern zugänglich zu machen, die zur Vertragsdurchführung davon Kenntnis haben müssen und ihrerseits zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

(3) Die Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die der empfangenden Partei nachweislich bereits bekannt waren, ohne ihr Zutun öffentlich bekannt sind oder werden, ihr von Dritten rechtmäßig ohne Geheimhaltungspflicht mitgeteilt wurden oder aufgrund gesetzlicher, behördlicher oder gerichtlicher Anordnung offenzulegen sind; im letzten Fall informiert die betroffene Partei die andere Partei, soweit rechtlich zulässig, vorab.

(4) Die Verpflichtung besteht für die Dauer von drei Jahren nach Beendigung des Vertrags fort; für Geschäftsgeheimnisse im Sinne des GeschGehG gilt sie unbefristet.

§ 11 Änderungen der AGB

(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit die Änderung erforderlich ist, um Anpassungen an geänderte gesetzliche oder höchstrichterliche Rahmenbedingungen vorzunehmen, Regelungslücken zu schließen oder rein redaktionelle bzw. sonstige, das Vertragsgefüge nicht wesentlich berührende Klarstellungen aufzunehmen.

(2) Änderungen nach Absatz (1) wird der Anbieter dem Kunden mindestens 30 Tage vor dem geplanten Inkrafttreten in Textform (z. B. per E-Mail) unter Hervorhebung der geänderten Passagen mitteilen. Widerspricht der Kunde den Änderungen nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Mitteilung in Textform, gelten die geänderten Bedingungen als angenommen. Auf diese Wirkung wird der Anbieter in der Änderungsmitteilung ausdrücklich hinweisen.

(3) Änderungen, die wesentliche Vertragsbestandteile betreffen – insbesondere Änderungen des Leistungsumfangs, der Vergütung, der Vertragslaufzeit oder der Haftungsregelungen –, bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Kunden. Widerspricht der Kunde solchen Änderungen oder erteilt er innerhalb der in Absatz (2) genannten Frist keine ausdrückliche Zustimmung, wird der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fortgeführt; der Anbieter kann den Vertrag in diesem Fall mit der Frist des § 8 Abs. 1 kündigen, frühestens jedoch zum Ende einer vereinbarten Mindestlaufzeit.

(4) Der Kunde ist bei jeder Änderung nach den vorstehenden Absätzen berechtigt, den Vertrag außerordentlich zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung zu kündigen. Auch dieses Sonderkündigungsrecht wird in der Änderungsmitteilung deutlich hervorgehoben.

§ 12 Nutzungsrechte an der Software

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertragsverhältnisses ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Plattform im vertraglich vereinbarten Umfang für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen.

(2) Dem Kunden ist es untersagt, die Plattform oder Teile davon zu bearbeiten, zu dekompilieren, zu disassemblieren, Reverse Engineering zu unterziehen oder auf andere Weise zu versuchen, den Quellcode zu ermitteln. Die zwingenden gesetzlichen Rechte des Kunden, insbesondere nach §§ 69d, 69e UrhG, bleiben unberührt.

(3) Eine Weitergabe der Zugangsdaten an Dritte, das Zurverfügungstellen der Plattform an Dritte (auch nicht im Rahmen einer entgeltlichen oder unentgeltlichen Überlassung, Vermietung, Verleih oder ähnlichen Nutzung), sowie jede Form der Unterlizenzierung ist ohne vorherige Zustimmung des Anbieters in Textform unzulässig.

(4) Mit Beendigung des Vertragsverhältnisses erlöschen sämtliche Nutzungsrechte des Kunden an der Plattform.

§ 13 Höhere Gewalt

(1) Keine der Vertragsparteien ist zur Erfüllung ihrer vertraglichen Pflichten verpflichtet, soweit und solange sie durch höhere Gewalt an der Erbringung gehindert ist. Als höhere Gewalt gelten insbesondere Naturkatastrophen, Pandemien und Epidemien, Krieg, Aufstand, Terroranschläge, hoheitliche Anordnungen, Streiks (soweit sie nicht durch die betroffene Partei selbst verursacht wurden), großflächige Cyberangriffe (z. B. DDoS auf kritische Infrastruktur), sowie unvorhersehbare und nicht abwendbare Ausfälle von Vorlieferanten, die nicht Erfüllungsgehilfen des Anbieters sind (z. B. Netzbetreiber, DNS-Anbieter, Stromversorger). Ausfälle des vom Anbieter beauftragten Rechenzentrumsbetreibers sind keine höhere Gewalt (§ 4 Abs. 3).

(2) Die betroffene Partei wird die andere Partei unverzüglich über den Eintritt sowie den voraussichtlichen Wegfall des Ereignisses höherer Gewalt informieren und sich mit angemessenen Mitteln um die Wiederaufnahme der Leistungserbringung bemühen.

(3) Dauert das Ereignis höherer Gewalt länger als 30 Tage ununterbrochen an, sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des Kalendermonats außerordentlich zu kündigen. Weitergehende Ansprüche, insbesondere Schadensersatzansprüche, sind in diesem Fall ausgeschlossen.

§ 14 Preisanpassung

(1) Der Anbieter ist berechtigt, die Vergütung für die Plattform mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 60 Tagen vor Wirksamkeit anzupassen. Die Ankündigung erfolgt in Textform (z. B. per E-Mail) unter Nennung des Zeitpunkts der Wirksamkeit sowie der neuen Preise.

(2) Eine Preisanpassung darf frühestens zwölf (12) Monate nach Vertragsbeginn und danach höchstens einmal je Kalenderjahr erfolgen. Sie ist der Höhe nach begrenzt auf die Veränderung des vom Statistischen Bundesamt veröffentlichten Verbraucherpreisindex für Deutschland (VPI, Basisjahr 2020 = 100) seit der letzten Preisfestsetzung, höchstens jedoch auf 5 % des bisherigen Entgelts je Anpassung. Sinkt der Index, wird der Anbieter die Preise in gleicher Weise senken.

(3) Der Kunde ist berechtigt, dem Vertrag mit Wirkung zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preisanpassung außerordentlich zu kündigen. Die Kündigung muss dem Anbieter spätestens bis zum Wirksamwerden der Preisanpassung in Textform zugehen. Wird nicht fristgerecht gekündigt, gilt die Preisanpassung als angenommen. Auf das Kündigungsrecht wird der Anbieter in der Ankündigung ausdrücklich hinweisen.

§ 15 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz des Anbieters.

(3) Änderungen und Ergänzungen des Vertrags sowie Erklärungen, für die dieser Vertrag Textform vorsieht, sind wirksam, wenn sie per E-Mail oder auf einem anderen dauerhaften Datenträger abgegeben werden (§ 126b BGB).

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.